Systemen integreren - van datastroom naar waardecreatie

De uitdaging van digitale eilanden in je bedrijf

En nu praten die systemen niet of nauwelijks met elkaar. Informatie moet handmatig worden overgetypt, bestanden worden geëxporteerd en weer geïmporteerd, en iedereen in je bedrijf heeft zijn eigen versie van "de waarheid".

Deze digitale eilanden kosten je niet alleen tijd en ergernis; ze ondermijnen je concurrentiekracht in een markt die steeds sneller, flexibeler en transparanter moet zijn. Systeemintegratie is dan ook geen luxe meer, maar pure noodzaak. De toekomst vraagt naar betrouwbaarheid, snelheid en flexibiliteit. “Een wirwar aan starre koppelingen kunnen een belemmering vormen.

De route naar geïntegreerde systemen

Voordat je leveranciers benadert of software aanschaft, is het essentieel om helder te hebben wat je eigenlijk wilt bereiken met systeemintegratie.

Vraag jezelf af:

• Welke beslissingen wil je kunnen nemen op basis van realtime informatie?
• Welke processen lopen nu vast door gebrekkige informatie-uitwisseling?
• Welke datastromen zijn cruciaal voor je bedrijfsvoering?
• Welke informatie moeten je ketenpartners kunnen ontvangen of aanleveren?

Bepaal eerst welke plek de “versie van de waarheid” beheert en zorg dat die informatie beschikbaar is voor alle relevante deelprocessen. Hiermee voorkom je dat in meerdere systemen dezelfde data ingevoerd moet worden.

Ed Bulte, Business Development Manager bij Smart Industry: "De meest voorkomende fout die ik zie bij mkb-bedrijven is dat ze meteen denken in termen van software en techniek. Effectieve systeemintegratie begint altijd bij de bedrijfsprocessen en de informatiebehoefte. Pas daarna kun je de juiste technische oplossingen kiezen. Het is belangrijk om niet te snel voor korte termijnoplossingen te kiezen, zoals simpele koppelingen tussen systemen A en B. Dit kan op de lange termijn leiden tot een moeilijk beheersbaar IT-landschap, met grote afhankelijkheden van meerdere partijen. Kijk naar het grotere plaatje en kies een oplossing die zowel op korte als lange termijn werkt."

Praktijkvoorbeelden

Tijdregistratie

Geha Laverman integreerde met ondersteuning van Modest hun tijdregistratie-oplossing WatchIT met Limis Planner. Door deze koppeling worden gerealiseerde uren automatisch teruggeschreven, wat zorgde voor een accuratere planning en realtime monitoring van werktijden. Dit verbeterde niet alleen de efficiëntie, maar maakte ook snelle bijsturing mogelijk.

Implementatie

Daarnaast heeft Wecovi BV, met de hulp van Fellowmind, haar systemen geïntegreerd om digitale veiligheid en efficiëntie te verbeteren. De implementatie van een geïntegreerd systeem zorgde ervoor dat data beter werd beheerd en gedeeld binnen de organisatie, waardoor processen soepeler verliepen en foutgevoeligheid werd verminderd.

Operationele processen stroomlijnen

Een ander sterk voorbeeld is TBS-SVA, waar een digitale transformatie ook heeft plaatsgevonden met behulp van Fellowmind. Door verschillende systemen met elkaar te koppelen, konden zij hun operationele processen optimaliseren en de samenwerking tussen afdelingen verbeteren. Dit resulteerde in een gestroomlijnde werkwijze en betere controle over hun bedrijfsvoering.

Onderhoudssysteem

Bij vleesverwerker Vion was er behoefte aan een beter onderhoudssysteem. Ivy Global hielp hen met een geoptimaliseerde oplossing, waardoor onderhoudsprocessen efficiënter werden ingericht en beter konden worden gemonitord.

Boekingssysteem

Ivy'er Niels transformeerde het boekingssysteem van Evos, waardoor klanten nu een soepeler proces ervaren en de bedrijfsvoering efficiënter werd.

De systemenkaart van de moderne fabriek

In een doorsnee mkb-maakbedrijf kom je vaak de volgende systemen tegen:

Kernsystemen

• ERP (Enterprise Resource Planning): Voor orders, voorraden, inkoop en financiën
• PDM/PLM (Product Data/Lifecycle Management): Voor productontwerp en -documentatie
• MES (Manufacturing Execution System): Voor aansturing en monitoring van productie
• CRM (Customer Relationship Management): Voor klantrelaties en sales

Ondersteunende systemen

• WMS (Warehouse Management System): Voor magazijnbeheer
• QMS (Quality Management System): Voor kwaliteitsborging
• HRM-systemen: Voor personeelszaken
• BI (Business Intelligence): Voor rapportages en analyses

De onzichtbare systemen

• Excel-sheets
• E-mailboxen met cruciale informatie
• Kennis in de hoofden van medewerkers
• Papieren documentatie

Voordat je aan integratie begint, is het belangrijk om eerst een duidelijk overzicht te krijgen. Breng in kaart welke systemen je al gebruikt en welke informatie in elk systeem wordt beheerd. Onderzoek daarnaast welke koppelingen er al bestaan en welke nog ontbreken. Tot slot identificeer je de grootste knelpunten in je informatiestromen, zodat je gericht verbeteringen kunt doorvoeren.

Teken een visuele 'systemenkaart' van jouw bedrijf, inclusief de gewenste informatiestromen. Dit geeft je niet alleen overzicht, maar is ook een waardevol communicatiemiddel naar leveranciers en collega's.

Integratiemethoden - van simpel naar complex

Afhankelijk van je situatie, budget en doelstellingen zijn er verschillende manieren om systemen te integreren:

Handmatige integratie

• Wat: Gegevens handmatig overzetten of synchroniseren
• Voordelen: Geen technische kennis nodig, lage investeringskosten
• Nadelen: Tijdrovend, foutgevoelig, niet realtime
• Wanneer geschikt: Als tijdelijke oplossing of bij lage volumes/frequentie

Bestandsgebaseerde integratie

• Wat: Systemen wisselen bestanden uit (CSV, XML) op vaste momenten
• Voordelen: Relatief eenvoudig, beperkte investeringen
• Nadelen: Niet realtime, beperkte flexibiliteit
• Wanneer geschikt: Bij semi-regelmatige uitwisseling, beperkt budget

API-integratie

• Wat: Systemen communiceren direct via Application Programming Interfaces
• Voordelen: Realtime, betrouwbaar, flexibel
• Nadelen: Vereist technische kennis, niet alle systemen hebben goede API's
• Wanneer geschikt: Voor bedrijfskritische processen, realtime behoeften

Enterprise Service Bus / Middleware

• Wat: Centrale hub waar alle systemen op aansluiten
• Voordelen: Schaalbaarheid, één keer aansluiten, alles verbonden
• Nadelen: Hogere investering, complexer
• Wanneer geschikt: Bij integratie van meerdere systemen, toekomstbestendigheid

Volledig geïntegreerde platformen

• Wat: Vervanging van losse systemen door één geïntegreerd platform
• Voordelen: Geen integratieproblemen, één leverancier
• Nadelen: Hoge initiële kosten, vendor lock-in, niet altijd best-of-breed
• Wanneer geschikt: Bij grote vernieuwing, weinig legacy-systemen

Begin simpel. Start bijvoorbeeld met het exporteren van orders uit het ERP naar CSV-bestanden die bijvoorbeeld het MES kan inlezen. Dat bespaard al uren aan overtypwerk. Inversteer in de volgende stap in API-koppelingen. Die stap kan ervoor zorgen dat je realtime inzicht hebt in de productie, kan je direct reageren op wijzigingen en kan je klanten online de status van hun orders laten zien.

Stappenplan - zo pak je systeemintegratie praktisch aan

Wil jij zelf aan de slag om je systemen beter te laten samenwerken? Volg dan deze praktische stappen:

Stap 1: Breng je huidige situatie in kaart

• Welke systemen gebruik je nu?
• Welke informatie zit in welk systeem?
• Welke handmatige koppelingen zijn er nu?
• Waar zitten de grootste knelpunten?

Stap 2: Bepaal je doelen

• Welke bedrijfsprocessen wil je verbeteren?
• Welke informatie moet realtime beschikbaar zijn?
• Welke koppelingen hebben de hoogste prioriteit?
• Wat is je tijdspad en budget?

Stap 3: Verken technische mogelijkheden

• Welke integratiemogelijkheden bieden je huidige systemen?
• Is er een hoofdsysteem dat als spil kan dienen?
• Heb je specifieke middleware nodig?
• Welke standaarden zijn relevant in je branche?

Praat met vergelijkbare bedrijven over hun ervaringen en vraag demos bij leveranciers.

Stap 4: Start klein maar denk groot

• Begin met één koppeling die snel resultaat oplevert
• Zorg dat deze eerste stap past in een groter plan
• Documenteer vanaf het begin je integratiearchitectuur
• Evalueer de resultaten voordat je verdergaat

Stap 5: Betrek de mensen

• Communiceer duidelijk waarom je systemen integreert
• Train medewerkers in de nieuwe werkwijzen
• Vier successen en deel de resultaten
• Verzamel feedback en pas aan waar nodig

Valkuilen en hoe je ze vermijdt

Valkuil 1: Te veel in één keer willen

Veel bedrijven proberen alles in één keer op te lossen. Dit leidt vaak tot complexe, dure en langlopende projecten met een hoog risico op mislukking. Kies voor een incrementele aanpak met duidelijke mijlpalen en meetbare resultaten per fase.

Valkuil 2: Techniek boven proces

Systeemintegratie gaat in de kern niet over techniek, maar over het stroomlijnen van bedrijfsprocessen en informatiestromen. Begin altijd met het proces en de informatiebehoefte, niet met de technische oplossing.

Valkuil 3: Vendor lock-in

Door je te veel te binden aan één leverancier of platform, beperk je je toekomstige flexibiliteit. Kies waar mogelijk voor open standaarden en APIs, en vermijd oplossingen die je volledig afhankelijk maken van één leverancier.

Valkuil 4: Datakwaliteit verwaarlozen

Integratie versterkt niet alleen de voordelen van goede data, maar ook de problemen van slechte data. Investeer in datakwaliteit vóór integratie en bouw validatiestappen in je integratieprocessen.

Valkuil 5: Denken dat één systeem alle relevante transactie en productdata kan beheren

Bepaal welke data er is: opdrachtgever / klant, transacties (inkoop, financieel, etc), ontwerp, productie, logistiek, service & onderhoud. De toepassing van een Data Lake of Data Warehouse kan waarde toevoegen.

Welke ondersteuning is beschikbaar?

Als mkb-ondernemer hoef je dit niet allemaal zelf uit te zoeken. Er zijn diverse organisaties en professionals die kunnen helpen:

• Brancheorganisaties zoals FME en Koninklijke Metaalunie hebben specialisten op dit gebied
• Regionale EDIH’s bieden kennis, praktijkvoorbeelden en advies
• Onafhankelijke adviseurs kunnen je helpen met procesanalyse en leveranciersselectie
• System integrators zijn gespecialiseerd in het koppelen van verschillende systemen
• RVO en regionale ontwikkelingsmaatschappijen hebben subsidies voor digitaliseringsprojecten

Van integratie naar intelligentie

Systeemintegratie is een reis, geen bestemming. In de eerste fase gaat het vooral om het efficiënter maken van je processen en het elimineren van dubbel werk. Maar de echte waarde ontstaat daarna: als je geïntegreerde systemen niet alleen data uitwisselen, maar je ook nieuwe inzichten geven.

Met alle operationele gegevens centraal beschikbaar, kun je patronen herkennen, voorspellingen doen en je bedrijf echt datagedreven aansturen. Dan transformeert systeemintegratie van een kostenbesparende maatregel naar een strategisch concurrentievoordeel.

Begin klein, denk groot, en neem je medewerkers vanaf het begin mee in het proces. De techniek is inmiddels toegankelijk en betaalbaar voor elk mkb-bedrijf. De grootste uitdaging is niet technisch, maar organisatorisch: de bereidheid om processen te herzien en op basis van data te werken.