Nijdra - Hoe slimme procesoptimalisatie arbeidsproductiviteit verdubbelt

De uitdaging: meer doen met dezelfde mensen

"Personeel werven is lastig geworden," vertelt de directie van Nijdra Group. "Maar de vraag naar onze hoogwaardige componenten en systemen blijft stijgen."

Nijdra levert complexe fijnmechanische componenten, submodules en complete systemen voor de medische, farmaceutische en halfgeleiderindustrie. Met drie locaties, twee machinefabrieken en het hoofdkantoor met assemblagefaciliteit en cleanroom, is het bedrijf first tier toeleverancier voor de meeste producten.

De vraag was helder: hoe kun je meer doen met dezelfde mensen, zonder concessies aan kwaliteit? Het antwoord bleek verrassend eenvoudig: processen slimmer organiseren en technologie inzetten om repetitieve taken weg te nemen.

De drietraps-strategie: analyseren, digitaliseren, automatiseren

Veel bedrijven storten zich meteen op digitalisering of robotisering. Nijdra koos voor een andere route: eerst begrijpen wat je doet, dan pas automatiseren.

Stap 1: Analyseren

Nijdra begon met het in kaart brengen van twee kernprocessen:

• Het offerteproces – van aanvraag tot order
• De eerste productserie (EPS) – van eerste order tot facturatie

Via Value Stream Mapping en SIPOC-analyses kwam het team alle vormen van verspilling op het spoor: wachten, onnodig transport, overproductie, overbewerking, voorraad, onnodige bewegingen, defecten en niet-benut talent.

Het resultaat? "We hebben 44% van de acties die geen waarde toevoegden, kunnen schrappen," aldus het projectteam.

Stap 2: Digitaliseren

Daarna werden de gestroomlijnde processen gedigitaliseerd. Het cruciale verschil: informatie werd direct beschikbaar voor alle afdelingen.

In plaats van sequentieel werken, engineering wacht op verkoop, inkoop wacht op engineering, kon het werk nu parallel worden uitgevoerd. Dat scheelt direct dagen in de doorlooptijd.

Stap 3: Automatiseren

Pas na digitalisering werd automatisering eenvoudig. Zowel op het bedrijfsbureau als in de productie werden diverse stappen geautomatiseerd, wat ertoe geleid heeft dat ze lights out kunnen produceren.

De volgorde is cruciaal: eerst processen optimaliseren, dan digitaliseren, dan automatiseren. Niet andersom.

Concrete verbeteringen per bedrijfsproces

Nijdra pakte systematisch alle 10 sleutelbedrijfsprocessen aan. Hieronder de concrete acties en resultaten:

1. Verkoop: van 7,9 naar 5 dagen offertetijd

• Digitalisering van het offerteproces verkort de doorlooptijd met gemiddeld één week
• Parallel werken van engineering, inkoop en werkvoorbereiding wordt mogelijk
• AI-tool voor tekening- en documentbeheer: wat een week werk kostte, gebeurt nu in 6 minuten

2. Inkoop: van handwerk naar automatisch

• Digitale beschikbaarheid van stuklijsten en BOM's
• Voorbereiding op ketenintegratie bijvoorbeeld via SCSN voor automatische correspondentie met leveranciers
• OCR-technologie voor factuurverwerking vermindert administratieve belasting drastisch

3. Werkvoorbereiding: geen papieren mappen meer

• Digitale werkinstructies vervangen alle papieren documentatie
• Automatische taakverdeling via digitale lijsten
• AI-ondersteuning voor materiaalberekeningen (bijvoorbeeld bij ruw materiaal: prijs per kg naar prijs per meter)

4. Engineering: parallel in plaats van sequentieel

• Parallel werken met andere afdelingen door digitalisering
• Eliminatie van overbodige detailengineering in offertefase
• AI voor lookalike-analyses en cyclustijdcalculaties

5. Productieplanning: beter gecoördineerd

• ERP-systeem zorgt voor betere synchronisatie tussen afdelingen
• Voorbereiding op automatische planning van externe bewerkingen bijvoorbeeld via SCSN
• Bottlenecks geïdentificeerd en verminderd via Value Stream Mapping

6. Productie & Assemblage: 24/7 zonder mensen

• Robotisering in machinefabriek maakt 24/7 onbemande productie mogelijk
• Slimme schroefmachines met automatische torque-instellingen en registratie
• Mogelijkheid voor AI-camera's voor kwaliteitsborging tijdens montage
• Optimalisatie werkplekindeling met spaghetti-diagrammen (letterlijk: teken de looplijnen, zie waar onzin zit)

7. Kwaliteitscontrole: automatisch en foutloos

• Topklasse meetmachines maken geautomatiseerde nachtelijke metingen mogelijk
• Digitale workflows voor goedkeuring elimineren natte handtekeningen
• Automatische registratie van stuklijsten via slimme tools

8. Expeditie: minder lopen, meer waarde

• Herinrichting magazijnen op basis van spaghetti-diagrammen vermindert loopbewegingen
• Optimalisatie van goederenstromen voorkomt kruisingen en wachttijd
• Vermindering van overproductie verkleint opslagdruk

9. Facturatie: Tijdbesparing

• Automatisering van crediteurenfacturen met OCR: van handmatig boeken naar automatische verwerking
• Digitale goedkeuringsworkflow elimineert natte handtekeningen
• Besparing van 0,45 FTE. Deze medewerker is doorgestroomd naar ordermanagement waar ze meer waarde toevoegt

De menselijke kant: 'Mensen horen bij Nijdra'

Nijdra is een hecht familiebedrijf met een duidelijk credo: 'Mensen werken niet voor Nijdra, mensen horen bij Nijdra, mensen willen er graag werken.'

De insteek bij verandering? Luchtig en leuk houden. "Ga in gesprek met collega's en kijk wat de vervelende klusjes zijn en of je die weg kunt nemen met slimme oplossingen," vertelt verandermanager Zuidema.

Angst voor AI weggenomen

Bij Nijdra begrijpen ze de angst: 'Heb ik straks nog wel werk?' Maar het bedrijf zet juist in op digitalisering en AI om mensen te laten doen waar ze voor opgeleid zijn en wat ze leuk vinden.

"We willen werk naar een hoger niveau tillen. Door het digitaliseren van crediteurenfacturen konden we bijvoorbeeld een medewerker die voornamelijk facturen invoerde, naar het bedrijfsbureau halen voor ordermanagement. Daar voegt ze veel meer waarde toe."

De familie geeft zelf het goede voorbeeld en springt net zo hard bij als iedereen. Korte lijnen en open communicatie creëren vertrouwen en betrokkenheid.

De rol van de verandermanager: katalysator, geen hoofdrolspeler

Een sleutelfactor in Nijdra's succes is de verandermanager. Deze functie verzamelt verbeterideeën, prioriteert ze en maakt ze zichtbaar.

"Je moet feedback niet afstraffen, maar toejuichen," is het credo. Inmiddels is de verandermanager ook onderdeel van het managementteam.

De verandermanager is geen hoofdrolspeler, maar de motor achter structurele verandering. Iemand die continu verbeteren borgt in de organisatie, zodat het geen project wordt maar een manier van werken.

Samenwerking als versneller

Nijdra doet het niet alleen. Het bedrijf is aangesloten bij verschillende netwerken en brancheorganisaties: Brainport Industries, Mikrocentrum, Metaalunie, Dutch Precision Technology, Bayern Innovativ en TechValley.

Via deze netwerken blijft Nijdra op de hoogte van technologische ontwikkelingen en wisselt het ervaringen uit met sectorgenoten.

Ook de samenwerking met technische opleidingsinstituten in de regio helpt. Veel mbo- en hbo-opleidingen boven Amsterdam plaatsen regelmatig stagiairs, wat bijdraagt aan het aantrekken van nieuw technisch talent.

Daarnaast onderhoudt Nijdra nauwe contacten met leveranciers, zoals een langdurige relatie met bevestigingsspecialist Bossard.

Meetbare resultaten

De cijfers spreken voor zich:

• Doorlooptijd niet-complexe offertes: van gemiddeld 7,9 dagen naar 5 dagen
• Niet-waarde toevoegende acties: 44% geëlimineerd
• Administratieve besparing: 0,45 FTE vrijgespeeld voor waardevollere taken
• AI-tool voor documentbeheer: van een week werk naar 6 minuten

Wat kun jij hiervan meenemen?

Nijdra's aanpak levert zeven concrete lessen op voor andere MKB-bedrijven:

1. Begin klein met een 'muda walk' Loop letterlijk door je bedrijf en spot verspilling. Pak laagdrempelige verbeteringen eerst op. Je hoeft niet alles tegelijk.

2. Digitaliseer eerst, automatiseer daarna Chaos digitaliseren is chaos met computers. Optimaliseer je processen eerst, dan pas komt technologie.

3. Creëer draagvlak van boven én beneden Betrek directie én medewerkers actief. Zonder beide groepen gaat het niet lukken.

4. Investeer in interne kennis Lean-methodieken en procesoptimalisatie zijn cruciaal. Haal deze kennis binnen, in mensen of door training.

5. Blijf leren en experimenteren Innovaties zoals AI en ketenintegratie bieden steeds nieuwe kansen. Blijf nieuwsgierig.

6. Zet digitalisering in om vervelende klusjes op te lossen Ontlast medewerkers van repetitieve taken. Zet hen in op werk dat ze leuk vinden en waarvoor ze zijn opgeleid. Dat motiveert.

7. Veranker continu verbeteren in een functie Maak iemand verantwoordelijk voor procesoptimalisatie – bijvoorbeeld een verandermanager. Zo wordt het structureel in plaats van een eenmalig project.

De kern: slimme processen, niet alleen slimme machines

Nijdra laat zien dat arbeidsproductiviteit niet alleen een kwestie is van nieuwe machines, maar vooral van slimme processen en een cultuur van continu verbeteren.

Digitalisering en automatisering worden bewust ingezet om repetitieve taken weg te nemen, zodat medewerkers zich kunnen richten op werk dat waarde toevoegt.

De volgorde blijft leidend:

• Analyseer je processen en elimineer verspilling
• Digitaliseer de geoptimaliseerde processen
• Automatiseer waar het echt meerwaarde heeft

Begin niet bij stap 3. De verleiding is groot om meteen robots te kopen, maar zonder stap 1 en 2 automatiseer je chaos.

Het goede nieuws? Je kunt vandaag beginnen. Pak een marker, loop door je bedrijf, teken de looplijnen (letterlijk: spaghetti-diagram), en spot waar tijd verloren gaat. Daar begint jouw verhaal.

Wil je ook aan de slag met slimme procesoptimalisatie?

Smart Industry helpt MKB-bedrijven in de maakindustrie met concrete stappen richting hogere arbeidsproductiviteit. Van Lean-trajecten tot digitaliserings-assessments en praktische vouchers voor externe expertise.

Vraag een adviesgesprek aan of doe de Smart Industry Assessment om te ontdekken waar de grootste winst voor jouw bedrijf zit.