Strategische implementatie van technologische oplossingen

Fasen van succesvolle implementatie

Een gestructureerde aanpak helpt om digitale stappen écht te laten landen in de organisatie. Hieronder lees je hoe je van behoefteanalyse tot evaluatie komt tot een praktische en haalbare digitale transformatie.

1. Behoefteanalyse: waar wringt het écht?

Veel MKB-bedrijven stappen te snel in technologische oplossingen zonder eerst de vraag scherp te stellen. Begin daarom met een concrete analyse: waar zitten de knelpunten in het proces? Waar gaat tijd of kwaliteit verloren? Wat zijn de strategische doelen voor de komende jaren? In deze fase is het waardevol om medewerkers op de werkvloer te betrekken: zij weten vaak precies waar verbeterpotentieel zit.

2. Technologiekeuze: schaalbaar en haalbaar

Niet elke technologie past bij elk bedrijf. Voor het MKB is het belangrijk om oplossingen te kiezen die:

• Goed integreren met bestaande machines of ERP-systemen;
• Niet te complex zijn in beheer;
• Een duidelijke terugverdientijd hebben;
• Ondersteund worden door een betrouwbare leverancier met ervaring in het mkb.

Kies liever voor bewezen technologie die goed geïmplementeerd wordt, dan voor de nieuwste hype zonder praktische toepasbaarheid.

3. Pilotfase: kleinschalig, leergericht en meetbaar

Een pilot is dé manier om risico’s te beperken én draagvlak op te bouwen. Kies één productielijn, werkstation of processtap waar de technologie wordt getest. Stel vooraf meetpunten vast (zoals doorlooptijd of foutmarge) en verzamel feedback van gebruikers. Zorg dat er ruimte is om te leren en bij te sturen. Succesvolle pilots vergroten het vertrouwen in bredere uitrol.

4. Volledige implementatie: opschalen met ondersteuning

Zodra de technologie werkt in de praktijk, volgt opschaling. Voor het MKB betekent dit vaak: investeren in training, procesaanpassing en duidelijke instructies. Goede ondersteuning is essentieel: wie beantwoordt vragen op de werkvloer? Wie houdt de voortgang bij? Juist omdat de teams kleiner zijn, is het belangrijk dat er eigenaarschap ligt binnen het bedrijf zelf, niet alleen bij de leverancier.

5. Evaluatie en optimalisatie: houd het praktisch

Technologie is nooit af. Door structureel data te verzamelen en regelmatig te evalueren, blijven bedrijven verbeteren. Denk aan maandelijkse prestatiechecks of korte werkoverleggen waarin knelpunten besproken worden. In kleine organisaties kan dit heel informeel, zolang er maar actie op volgt.

Technologie werkt alleen als mensen meebewegen

In de MKB-maakindustrie werken veel vakspecialisten met jarenlange ervaring. Nieuwe technologie kan als bedreiging voelen – of simpelweg als 'gedoe'. Daarom is het meenemen van mensen minstens zo belangrijk als de technologie zelf.

Essentiële succesfactoren:

• Leg uit waarom de verandering nodig is (en wat het oplevert voor henzelf).
• Betrek medewerkers bij het testen en verbeteren van de oplossing.
• Zorg voor laagdrempelige training – in kleine groepen, op de werkvloer.
• Blijf zichtbaar luisteren naar zorgen en ideeën. Een idee van de werkvloer dat wordt doorgevoerd, is goud waard voor draagvlak.

Praktijkvoorbeeld: Vision-technologie om de kwaliteit van kazen te controleren

Onterechte goed- of afkeur van kazen’. Dat kwam de laatste tijd steeds vaker voor bij DOC Kaas, omdat het bestaande vision-systeem waarmee de kwaliteitscontroles worden uitgevoerd in de expeditie aan veroudering onderhevig was. Het doorvoeren van aanpassingen in het systeem werd steeds lastiger, evenals het verkrijgen van service. Dit was dan ook dé reden voor DOC Kaas om het bestaande inspectiesysteem te (laten) upgraden naar de laatste stand der techniek. 

Door de renovatie zijn ze er in relatief korte tijd tegen geringe kosten in geslaagd om de consistentie van het productieproces aanzienlijk te verbeteren. In de regel wordt een goedkeur van 98% bij het grootste deel van de geproduceerde kazen nu moeiteloos gehaald. Lees hier het hele verhaal van DOC Kaas

Klein beginnen, maar wel meten

Zonder inzicht geen verbetering. Kies een paar duidelijke, relevante KPI’s die je eenvoudig kunt volgen:

• Aantal afgekeurde producten per week;
• Gemiddelde doorlooptijd van order tot levering;
• Aantal machinestoringen of stilstand-uren;
• Opbrengst per productielijn;
• Medewerkerstevredenheid (bijvoorbeeld via korte pulse surveys).

Gebruik bestaande data uit je ERP- of MES-systeem waar mogelijk. Start klein, maar koppel technologie altijd aan meetbare verbetering.

Houd controle binnen je eigen organisatie

Het is belangrijk om afhankelijkheid van externe partijen te beperken. Dat betekent:

• Kies leveranciers die kennis overdragen, niet alleen leveren;
• Bouw interne expertise op, bijvoorbeeld via een 'technologieambassadeur' binnen je team;
• Werk gefaseerd, zodat je bijstuurt voordat het misloopt;
• Zorg voor een plan B als technologie uitvalt of tegenvalt.

Duurzame digitalisering betekent: technologie die je zelf begrijpt, beheert én verbetert.

Voor de MKB-maakindustrie ligt er enorme waarde in technologische innovatie – maar alleen als die goed wordt ingebed in de dagelijkse praktijk. Door klein te starten, slim te kiezen, medewerkers mee te nemen en continu te verbeteren, bouwen bedrijven stap voor stap aan toekomstbestendige processen. Geen revolutie, maar gerichte evolutie. En juist dát past bij de kracht van het MKB.

Welke ondersteuning is beschikbaar?

Als mkb-ondernemer hoef je niet alles zelf uit te vinden. Er zijn diverse programma’s en organisaties die kunnen helpen:

• Fieldlabs: regionale kennis- en demonstratiecentra.
• Regionale EDIH: subsidies voor haalbaarheidsstudies en implementatieprojecten.
• Brancheorganisaties: zoals FME en Koninklijke Metaalunie bieden specifieke programma’s.
• System integrators: gespecialiseerde IT-bedrijven voor technische implementatie.
• MKB Digitaliseringsvouchers: financiële ondersteuning voor digitale investeringen.