Het in eigen beheer ontwikkelen van software

Bij in-house ontwikkeling van software moet je jezelf de volgende vragen stellen:

• Waar ligt het Intellectuele Eigendom (IE) van de nieuwe bezittingen/software?
• Hoe wordt IE in de informatietechnologie beschermd?
• Wat is de meest winstgevende exploitatievorm?
• Welke nieuwe aansprakelijkheid ­/ risico’s krijgen we erbij?
• Hoe regel je samenwerking bij productontwikkeling?
• Passen onze algemene voorwaarden nog wel?
• Hoe draag ik IE bij verkoop veilig over?

In de hoek van de administratieve softwareontwikkelaars is over dit soort vragen al lang nagedacht en veel ervaring opgedaan. Van die kennis en ervaring kan de sector Smart Industry gebruik maken.

Business Continuity Management (BCM) bij Smart Industry

Het in kaart brengen en beheersen van continuïteitsrisico’s bij het ontwikkelen van complexe bedrijfskritische systemen (vaak een combinatie van hardware en software) is van groot belang. Het biedt de mogelijkheid om met doordachte maatregelen de kans op het optreden van een calamiteit te beperken en/of de gevolgen te reduceren. Het risico dat resteert is een gecalculeerd risico. Deze aanpak kan zorgen voor een lagere verzekeringspremie en gunstiger financieringsvoorwaarden.

Borgen van innovaties en investeringen

Juist voor financiers en verzekeraars is risicobeheersing van essentieel belang. Daarom wil je in een zo vroeg mogelijk stadium beginnen met het in kaart brengen van de risico’s, zodat risico beperkende maatregelen als aanvullende voorwaarden kunnen worden opgenomen in het contract. Onze ambassadeur Software Borg krijgt steeds meer vragen van industriële partijen die hun innovaties en investeringen willen borgen. Samen met de (IT-)notaris en Smart Industry Ambassadeur De IT-Jurist adviseert Software Borg al geruime tijd in deze markt. Zo zijn zij o.a. betrokken geweest bij het borgen van embedded software in verschillende fabrieken, maar ook windmolenparken en laboratoriumfaciliteiten.

Checklist voor het (in-house) ontwikkelen van software

Of je als bedrijf nu eigen software ontwikkelt, of je besteedt het uit aan specialistische softwarebedrijven, je moet dus aan allerlei zaken denken! Onderstaande checklist kan daarbij helpen en is onderverdeeld in technische, juridische en bedrijfseconomische aandachtspunten bij het (al dan niet in-house) ontwikkelen van software.

Technische aandachtspunten van softwareontwikkeling

• Er zijn diverse standaarden en best practices voor het ontwikkelen van software. Om de kwaliteit van software te bewaken, wordt geadviseerd om eenduidig beleid te maken waaraan de softwareontwikkelaars zich dienen te houden. Hoe is dit geregeld bij jouw organisatie?
• Software wordt bedacht in het hoofd van een ontwikkelaar. Daarom is een enkele broncode vaak niet voldoende voor een andere ontwikkelaar om verder mee te werken. Het ontwikkelproces moet, om overdraagbaar te zijn, goed worden gedocumenteerd. In hoeverre documenteren de ontwikkelaars hun werkzaamheden? In welke mate bijvoorbeeld, kunnen de software-activiteiten worden overgenomen door een andere partij?
• De ontwikkelingen op het gebied van software gaan snel. Er komen geregeld nieuwe programmeertalen, ontwikkelomgevingen en architectuurmodellen bij. In hoeverre maakt je organisatie gebruik van de nieuwste middelen?

Juridische aandachtspunten bij software

• Als je software ontwikkelt, ontstaat spontaan intellectueel eigendom: het auteursrecht. Dit auteursrecht vormt de basis voor handelingen als het kopiëren, aan derden verstrekken en aanpassen van de software en vormt bovendien een groot deel van de waarde van software. Hoe leg je jouw intellectueel eigendom vast in jouw bedrijf?
• Het is niet standaard zo dat je de eigenaar wordt van de auteursrechten op de software die softwareontwikkelaars voor jou schrijven. In veel gevallen moet met hen de overdracht van de auteursrechten geregeld worden door middel van specifieke, schriftelijke afspraken. Vaak is een IE-bepaling in een arbeidscontract wel geregeld. Maar is er met ZZP’ers, opdrachtnemers en andere tijdelijke medewerkers afgesproken dat zij de rechten op wat zij voor jou of voor je klanten ontwikkelen, aan jou als werkgever/opdrachtgever overdragen?
• Veel ontwikkelaars gebruiken (open source) softwarecomponenten van derden in wat zij vervaardigen. Daarvan wordt je organisatie geen eigenaar, maar gebruiker. Je krijgt een gebruiksrecht onder bepaalde licentievoorwaarden. Die voorwaarden kunnen vergaand zijn, en zelfs je intellectueel eigendom aantasten. In hoeverre gebruikt jouw organisatie (open source) componenten van derden en aan welke licentievoorwaarden ben je gebonden?
• Wanneer maatwerksoftware voor een klant wordt ontwikkeld, wordt wel eens afgesproken dat de auteursrechten op de betreffende software aan de klant worden overgedragen. Vaak zitten er in dit soort maatwerksoftware ook componenten die je voor meerdere projecten (her)gebruikt. Formeel kun je door de overdracht van het intellectueel eigendom deze componenten dan niet gebruiken voor andere projecten zonder toestemming van de IE-rechthebbende. In hoeverre is dat bij jou van toepassing?
• Bij het overdragen van de auteursrechten van software gaat het niet alleen om de broncode maar ook om de documentatie (zoals al genoemd bij de technische aandachtspunten). Er moet nauwkeurig omschreven worden wat men overdraagt en dit moet ook juridisch geregeld worden. En hoe zit het met toekomstige versies/updates als softwareontwikkeling een doorlopend proces is?
• Het ontwikkelen en leveren van software voor klanten heeft consequenties voor jou als leverancier op het gebied van informatieplichten, aansprakelijkheid en eigendom. In hoeverre maak je, bijvoorbeeld in algemene voorwaarden, met je klant afspraken die specifiek zijn afgestemd op de software-werkzaamheden die je voor die klant verricht?

Bedrijfseconomische aandachtspunten bij in-house softwareontwikkeling

• De ontwikkeling van software en het exploiteren daarvan zijn voor veel bedrijven lucratieve activiteiten. In hoeverre is dat voor jouw organisatie het geval als er gekeken wordt naar de in-house softwareafdeling?
• Veel organisaties die softwareontwikkeling (nog) niet als kernactiviteit hebben, hebben er geen zicht op hoe groot het aandeel van deze activiteit in het bedrijf is. Hoeveel Fte’s omvat je ontwikkelafdeling? Hoe groot zijn de investeringen die je jaarlijks doet in de ontwikkeling van software? Zijn deze zaken groeiende?
• Bedrijven waarvan het verdienmodel is gericht op het verkopen van producten, houden niet altijd goed in de gaten wat de wensen van de klant zijn ten aanzien van de software in die producten. Hoe vaak maak je mee dat het ontwikkelen van bepaalde functionaliteit op verzoek van je klant jou meer kost dan je van te voren had ingeschat?
• Voor organisaties die software ontwikkelen zijn er diverse mogelijkheden op het gebied van belastingkortingen en subsidies. In hoeverre maak je daar gebruik van?

Gebruik van software van een toeleverancier

Maken jullie gebruik van software van derden? Dan is het belangrijk dat je goed in kaart hebt hoe het eigenaarschap is geregeld en welke risico's er bestaan. Hoe regel je als bedrijf dat je niet afhankelijk bent van je toeleverancier? Dat lees je in het artikel De risico's van software gebruik in de maakindustrie.

Dit artikel is een bijdrage van Smart Industry Ambassadeur Software Borg. Heb je vragen op dit gebied? Neem dan vrijblijvend contact op: softwareborg.nl