Suplacon versterkt ketenintegratie

Iedere week levert Suplacon meer dan 900 verschillende producten aan ruim 400 klanten in heel Nederland. Met de aansluitng op het Gatewise platform automatiseert
Suplacon het orderproces van inkoop tot facturatie met andere aangesloten partijen. Op dit moment zijn dat onder andere MCB Nederland, MCB Direct, Thyssen Group en
Fabory. Jansen: “De aanleiding dat we voor Gatewise hebben gekozen, is het feit dat we orderregels via het platform kunnen automatiseren. Het automatiseren van
dit proces heeft daarbij als voordeel dat de kwaliteit en zekerheid van de uitgewisselde data enorm toeneemt. Het foutrisico wordt daardoor automatisch sterk verlaagt.”

De werkwijze zonder Gatewise

De komst van Gatewise betekent op dit moment nog niet dat de ‘oude’ werkwijze omtrent het orderproces meteen overboord gegooid wordt. Jansen: “Op dit moment zijn, zoals gezegd, nog niet al onze klanten en leveranciers aangesloten op het platform. We hopen dat we dit samen met ECI Nederland kunnen realiseren.”

Gatewise moet het huidige orderproces efficiënter en eenvoudiger maken. “Alle berichten die op dit moment binnenkomen van klanten en leveranciers, die niet aangesloten zijn op het platform, worden uitgezet in orders. Deze bevatten vaak verschillende tekeningen. Die moeten door ons gefilterd worden. Op basis van het tekeningnummer zie je namelijk welke tekeningen, en dus producten, al bij ons bekend zijn. Voor de overige, onbekende tekeningen moeten we aparte stuklijsten aanmaken. Deze zijn er immers nog niet. Vervolgens checken we of er een prijsverschil is met vroeger. Als dit binnen een bepaalde bandbreedte valt, maakt het niet uit. Valt deze er wel buiten? Dan krijgt de klant alvast een orderbevestiging met leverdatum. De prijzen volgen dan later. Verkoop moet namelijk nog checken of de prijzen accuraat zijn.”

Het orderproces via Gatewise

Het orderproces voor klanten en leveranciers die wél aangesloten zijn op Gatewise, ziet er
logischerwijs anders uit. Jansen: “Via Gatewise wordt een inkooporder via de klant
automatisch omgezet naar een verkooporder in ons ERP-systeem. Hierbij wordt alle
informatie omtrent de order ook meteen overgezet. Orderregels met bekende
producten kunnen direct doorgezet worden naar productie. Voor nieuwe producten of uitzonderingen moeten op dit moment nog handmatig stuklijsten worden aangemaakt op basis van de meegeleverde tekening. Bestaat een order uit 30% uit nieuwe producten (uitzonderingen), dan kan de 70% die wel bekend is eventueel direct door naar de productie. De overige regels voor de nieuwe producten staan vervolgens netjes klaar om handmatig te verwerken.”

Een volledig geautomatiseerd proces

Daarmee is Suplacon echter nog niet tevreden: “In de nabije toekomst voorzien we ook het gedeelte dat handmatig verwerkt moet worden te automatiseren. Dit willen we doen via de engine die ook de tekeningen verwerkt voort ons online portal Plaatwerk365. Nieuwe en gewijzigde regels worden dan bij binnenkomst direct doorgeschoten naar de portal. Plaatwerk365 analyseert dan de technische details en realiseert de stuklijsten voor de nieuwe of gewijzigde producten. Op deze manier verandert de rol van onze werkvoorbereiders. Zij kunnen zich dan focussen op het adviseren van de klant of op het verbeteren én het waarde toevoegen aan onze producten en dienstverlening. Onze uiteindelijke wens is om een volledig geautomatiseerd proces te realiseren waar geen hand meer tussen zit.”

Korte levertijden

Het automatiseren van het inkoop- en verkoopproces via Gatewise levert Suplacon enorme tijdsbesparing op. Het elimineren van handmatige handelingen betekent dat de plaatwerker minder tijd nodig heeft inkomende orders af te handelen. Hierdoor verkort het bedrijf de levertijd aanzienlijk. Daarbij komt dat de orderinformatie altijd direct in het ERP-systeem geborgd wordt.

Suplacon ervaart daarnaast ook aan de inkoopkant de voordelen van Gatewise. Jansen: “Wij bestellen ons materiaal regelmatig een dag van tevoren bij leveranciers als MCB. Voorheen ontvingen we de inkooporder via PDF, waarna we deze door onze scan en herkensoftware haalden. Daarbij zagen we soms (te) laat een afwijking in de bestelling. Leveringen waren dan onvolledig, waardoor doorlooptijden langer werden. Nu we onze materialen via Gatewise inkopen, wordt alle orderinformatie direct doorgeschoten naar Ridder iQ. Mocht er een afwijking plaatsvinden, dan is dat meteen duidelijk. Hier kunnen we direct op acteren.”

Een pragmatische implementatie

Suplacon werd als klant nauw betrokken bij het ontwikkelen van Gatewise als platform.
Jansen: “Samen met ECI hebben we uitgedacht hoe we het SCSN-formaat toe
konden passen binnen Ridder iQ. Doordat we dit samen konden doen, kregen we meteen al een goed gevoel bij dit initiatief. De implementatie verliep dan ook goed en pragmatisch. Er werd veel getest door verschillende partijen, waardoor we een goed beeld kregen wat wel en niet werkte. Toekomstige partijen die zich aansluiten op Gatewise zullen hier veel profijt van hebben.”

Een snelweg naar duizend bedrijven

Jansen is overtuigd van de voordelen die Gatewise biedt: “Het is de massa die het platform doet slagen. Het is in principe een snelweg naar duizenden maakbedrijven. Dat is enorm krachtig. Doordat Gatewise functioneert als brievenbus, houdt het geen data vast. Dat is prettig. Met name in het kader van klantgevoeligheid en wie eigenaar is van de data.” Als laatste geeft Jansen aan dat hij veel voordeel ziet in het feit dat Gatewise een Nederlands initatief is. “Dat levert een competitief voordeel op ten opzichte van de buitenlandse markt. Het is een primeur waarmee we vanaf Nederlandse bodem een voorsprong opbouwen. We gaan dan ook graag in gesprek om met klanten en leveranciers over Gatewise om zo onze rol als kennispartner te vervullen.”

Kijk voor meer informatie op: www.ecisolutions.nl/whitepapers