Automatisering van orderverwerking en EDI

Wat is EDI en hoe werkt het?

EDI is het gestandaardiseerd elektronisch uitwisselen van zakelijke documenten tussen systemen. Orders, orderbevestigingen, pakbonnen, facturen, allemaal automatisch van systeem tot systeem, zonder menselijke tussenkomst.

Het principe: jouw klant stuurt een digitale order vanuit zijn inkoopsysteem. Jouw EDI-verbinding ontvangt dit bericht, vertaalt het naar het formaat van jouw ERP en maakt automatisch de order aan. Jij bevestigt de order digitaal. De klant ontvangt de bevestiging automatisch in zijn systeem. Geen e-mail. Geen overtikken. Geen wachttijden.

De meest gebruikte EDI-standaarden in de Nederlandse maakindustrie zijn EDIFACT (veelgebruikt bij grote industriële klanten), ANSI X12 (Amerikaans, ook in internationale ketens), PEPPOL (Europese standaard, verplicht voor overheidsleveranciers) en XML/JSON via API's (moderne variant, steeds gebruikelijker).

Meer dan orders alleen

EDI gaat verder dan alleen orderverwerking. In een volwassen implementatie worden ook de volgende documenten geautomatiseerd uitgewisseld:

• Advance Shipping Notice (ASN): je meldt een levering digitaal aan voordat de vrachtwagen vertrekt. De klant kan de ontvangst alvast voorbereiden.
• Facturen: automatisch vanuit het ERP verzonden na verzending, direct verwerkt in het crediteurensysteem van de klant.
• Voorraadberichten: bij VMI (Vendor Managed Inventory) deel je realtime voorraadstanden met je klant, zodat hij automatisch kan bijbestellen.
• Inkooporders aan leveranciers: niet alleen inkomende orders automatiseren, maar ook je eigen inkooporders naar leveranciers.
• Lichtgewicht EDI-module bij bestaand ERP-pakket: €100 - €400 per maand.
• Middelgrote VAN-koppeling met 5-10 handelspartners: €500 - €1.500 per maand.
• Volledig geïntegreerde EDI-oplossing met maatwerk koppelingen: €15.000 - €40.000 eenmalig plus €500 - €1.000 per maand.
• Warehouse Management Systemen voor de maakindustrie
• Track & trace en zichtbaarheid in de logistieke keten
• Digitale samenwerking met ketenpartners

EDI via een Value Added Network of directe koppeling

Er zijn twee hoofdvormen van EDI-connectiviteit:

• Via een VAN (Value Added Network): Een VAN is een tussenpartij die de EDI-berichten vertaalt en doorstuurt. Jij koppelt aan de VAN, de VAN koppelt aan jouw klanten en leveranciers. Voordeel: één koppeling geeft je toegang tot honderden handelspartners. Nadeel: doorlopende kosten per bericht.
• Directe API-koppelingen: Moderne systemen werken via API's in plaats van klassiek EDI. De principes zijn hetzelfde, maar de technologie is flexibeler en goedkoper. Veel grote klanten bieden tegenwoordig een API aan waarop je kunt aansluiten.

Voor de meeste MKB-bedrijven is een hybride aanpak het meest praktisch: een VAN voor klanten die klassiek EDI vereisen, directe API's voor moderne klanten, en een standaard webportaal voor kleinere handelspartners die geen EDI kunnen.

Koppeling met je ERP

EDI heeft alleen waarde als het naadloos integreert met je ERP-systeem. Moderne ERP-systemen (SAP, Microsoft Dynamics, AFAS, Exact, Unit4) hebben standaard EDI-koppelingen of een marketplace met gecertificeerde connectors.

Let bij de selectie op de volgende punten:

• Welke EDI-standaarden worden ondersteund? Sluit dit aan bij wat jouw klanten gebruiken?
• Hoe verloopt de onboarding van nieuwe handelspartners? Is dit eenvoudig te doen zonder IT-tussenkomst?
• Hoe worden uitzonderingen afgehandeld? Niet elk EDI-bericht is perfect dus moeten er processen zijn voor foutafhandeling.
• Wat zijn de kosten per bericht en per verbinding? Dit loopt snel op bij hoge ordervolumes.

Stappenplan voor implementatie

1. Breng de orderstromen in kaart. Met welke klanten heb je de hoogste orderfrequentie? Waar gaan de meeste fouten mis? Dit bepaalt de prioriteit.
2. Vraag bij je top-3 klanten welke EDI-standaard zij gebruiken. Grote klanten hebben vaak vaste eisen.
3. Selecteer een EDI-provider of controleer of jouw ERP-leverancier een ingebouwde oplossing heeft.
4. Start met één klant als pilot. Implementeer volledig, test grondig en leer van de kinderziektes.
5. Rol uit naar andere klanten en voeg leveranciers toe aan de EDI-keten.

Kosten

• Lichtgewicht EDI-module bij bestaand ERP-pakket: €100 - €400 per maand.
• Middelgrote VAN-koppeling met 5-10 handelspartners: €500 - €1.500 per maand.
• Volledig geïntegreerde EDI-oplossing met maatwerk koppelingen: €15.000 - €40.000 eenmalig plus €500 - €1.000 per maand.

Veel leveranciers bieden een gefaseerde aanpak waarbij je klein begint en uitbreidt. Vraag altijd naar de kosten per extra handelspartner, dit verschilt enorm per aanbieder.

Meer weten?

Lees ook de andere artikelen uit deze campagne:

• Warehouse Management Systemen voor de maakindustrie
• Track & trace in de logistieke keten van het eigen proces
• Digitale samenwerking met ketenpartners