Digitale samenwerking met ketenpartners

Waarom ketensamenwerking het verschil maakt

Verstoringen in de toeleveringsketen maken duidelijk hoe kwetsbaar solo-digitalisering is. Bedrijven die hun eigen huis op orde hadden, maar blind waren voor wat er bij hun leveranciers en klanten speelde, worden alsnog verrast door tekorten, vertragingen en over bevoorrading.

Ketensamenwerking verkleint die kwetsbaarheid. Wanneer je leverancier zijn voorraadpositie deelt, kun jij eerder bijsturen. Wanneer jij jouw productieplanning deelt met je logistieke dienstverlener, kan die zijn capaciteit beter afstemmen. Wanneer jouw klant zijn vraagprognose deelt, kun jij de grondstoffeninkoop optimaliseren.

Praktijkvoorbeeld

Praktijkvoorbeelden laten zien hoe groot het effect van digitale ketensamenwerking kan zijn. Zo onderzocht het metaalbedrijf Surface Treatment hoe digitale data-uitwisseling met klanten kan helpen om orderverwerking te versnellen en fouten te verminderen. Door gebruik te maken van het netwerk van Smart Connected Supplier Network kunnen ordergegevens automatisch worden uitgewisseld en direct in het ERP-systeem worden verwerkt. Daardoor verdwijnen handmatige invoerhandelingen en wordt de doorlooptijd korter, terwijl de leveringsbetrouwbaarheid toeneemt. In het interview dat zij hadden met Klikopmorgen lees je hoe deze vorm van digitale ketensamenwerking niet alleen interne efficiëntie oplevert, maar ook de relatie met klanten versterkt doordat informatie sneller en betrouwbaarder beschikbaar is.

Een ander voorbeeld van ketenintegratie is het gebruik van RFID en QR-codes op alle onderdelen die in een schip worden ingebouwd. Scheepswerven werken samen met toeleveranciers om dezelfde codes en software te gebruiken en elkaar rechten toe te kennen en met API’s directe gegevensuitwisseling mogelijk te maken. Alsof het binnen hetzelfde bedrijf is krijgen ze de informatie automatisch binnen.

De bouwstenen van digitale ketensamenwerking

Gedeelde data-standaarden - Samenwerking begint bij een gemeenschappelijke taal. In de maakindustrie zijn dit de bekende GS1-standaarden (barcodes, GTIN-nummers, locatiecodes), EDI-standaarden voor documenten (link naar artikel 2) en sector-specifieke standaarden zoals ODETTE in de automotive.

Hoe meer je werkt met gestandaardiseerde codes en formats, hoe eenvoudiger de koppeling met nieuwe partners. Bedrijven die hun eigen artikelnummers gebruiken en geen gebruik maken van EAN/GTIN-codes betalen elke keer een prijs bij het onboarden van een nieuwe handelspartner.

Supplier portals en klantportals - Een laagdrempelige manier om informatie te delen is via een portal. Leveranciers loggen in en zien jouw inkooporders, kunnen bevestigingen sturen en voorraadstanden doorgeven. Klanten zien hun orders, leveringsstatus en facturen.

Portals vereisen geen EDI-koppeling van de andere partij en zijn daarmee toegankelijk voor kleinere partners. Het nadeel is dat het toch handmatig werk blijft bij de leverancier of klant. Een portal is een goed startpunt maar geen eindstation.

Vendor Managed Inventory (VMI) - Bij VMI beheert de leverancier de voorraad bij de klant. De klant deelt zijn realtime voorraadstanden en verbruiksdata. De leverancier beslist wanneer hij aanvult en op welk niveau. De klant hoeft geen inkooporders te plaatsen en heeft nooit tekorten.

VMI vereist een hoog niveau van digitale volwassenheid aan beide kanten maar levert grote voordelen op: lagere administratieve lasten, minder stockouts en een stabielere vraag voor de leverancier.

Digitale platforms en marktplaatsen

Steeds vaker werken ketens samen via sectorspecifieke digitale platforms. In de bouw is dit BIM-Collaborate, in de automotive ODETTE en Catena-X. Deze platforms bieden gestandaardiseerde verbindingen, gedeelde data-modellen en sector-specifieke workflows.

Voor MKB-bedrijven die leveren aan grote OEM's (Original Equipment Manufacturers) is aansluiting op dergelijke platformen steeds vaker verplicht. Informeer bij je belangrijkste klanten welke platformen zij gebruiken en of er verwachtingen zijn aan jouw kant.

Hoe begin je met ketensamenwerking?

Ketensamenwerking is per definitie een samenspel met andere bedrijven. Dat maakt het complexer dan puur interne digitalisering. Toch zijn er concrete stappen om te zetten.

1. Identificeer je meest strategische ketenpartners. Met welke klanten en leveranciers is de onderlinge afhankelijkheid het grootst? Waar zit het meeste verlies door gebrekkige informatie-uitwisseling?
2. Voer een gesprek over digitale samenwerking. Vraag wat jouw klant of leverancier al digitaal doet en wat zij verwachten. Veel partners staan positief tegenover samenwerking maar weten niet hoe te beginnen.
3. Begin met het delen van één type informatie. Voorraadstanden, productieplanning of leveringsstatus. Kies het meest waardevolle stuk informatie en test hoe samenwerking in de praktijk werkt.
4. Formaliseer afspraken. Over data-eigenaarschap, beveiliging en vrijgaveprocessen. Welke informatie deel je? Met wie? Hoe lang bewaar je gedeelde data?
5. Automatiseer de uitwisseling zodra het handmatige proces werkt. Eerst begrijpen, dan automatiseren.

Beveiliging en vertrouwen

Een veelgenoemde zorg bij ketensamenwerking is informatiebeveiliging. Wat als concurrentiegevoelige data in verkeerde handen valt? Wat als een partner de gedeelde data gebruikt voor andere doeleinden?

Dit zijn terechte vragen. Basismaatregelen:

• Leg in contracten vast welke data gedeeld wordt, voor welk doel en hoe lang.
• Gebruik role-based access control: leverancier A ziet alleen zijn eigen orders, niet die van leverancier B.
• Zorg voor encryptie van data tijdens overdracht en opslag.
• Evalueer jaarlijks welke informatie je deelt en of dat nog passend is.

Vertrouwen bouw je op door consistent te zijn in wat je deelt en hoe je omgaat met gedeelde informatie. Begin met niet-competitieve data (leveringsstatus, bevestigingen) en breid uit naarmate de relatie groeit.

Ketensamenwerking als concurrentievoordeel

Bedrijven die vroeg investeren in digitale ketensamenwerking bouwen een structureel voordeel op. Ze worden al snel een voorkeurs leverancier omdat ze betrouwbaarder en vaak goedkoper kunnen zijn en minder administratieve lasten veroorzaken. Ze kunnen kleinere series leveren omdat de planningsinformatie nauwkeuriger is. En ze zijn weerbaarder bij verstoringen omdat ze eerder signaleren wat er fout dreigt te gaan.

Digitale ketensamenwerking is het sluitstuk van logistieke digitalisering. De bouwstenen, WMS, EDI en MES met scantechnologie en track & trace leveren al aanzienlijke waarde op zichzelf. Maar samen en verbonden met de keten, vormen ze een fundament voor duurzame operationele excellentie.

De rode draad

Begin met het pijnpunt dat het meest impact heeft in jouw situatie. Bewijs de waarde. Bouw stap voor stap verder. En vergeet niet dat digitalisering slaagt of faalt bij de mensen die ermee werken. Neem hen mee in elke stap.

Meer weten?

Lees dan ook de artikelen:

• Warehouse Management Systemen voor de maakindustrie 

• Automatisering van orderverwerking en EDI 

• Track & trace in de logistieke keten van het eigen proces