Realtime inzicht in materiaalstromen met digitale logistieke systemen

Waarom realtime inzicht belangrijk is

De logistiek binnen een fabriek bestaat uit een groot aantal bewegingen van materialen, producten en het daarbij betrokken personeel. Denk bijvoorbeeld aan:

• Ontvangst van inkomende goederen
• Opslag in het magazijn
• Transport naar productielijnen
• Verplaatsing van halffabricaten tussen werkstations
• Opslag van gereed product
• Verzending naar klanten

In traditionele logistieke processen wordt veel van deze informatie achteraf geregistreerd. Dat betekent dat systemen niet altijd overeenkomen met de werkelijkheid op de werkvloer. Een pallet kan bijvoorbeeld al zijn verplaatst terwijl dit nog niet in het systeem staat. Een cruciaal onderdeel voor een product is niet op voorraad waardoor de gehele planning wordt verstoord.

Dit gebrek aan actuele informatie kan verschillende problemen veroorzaken:

• Planners nemen beslissingen op basis van verouderde data
• Operators moeten zoeken naar materialen
• Productie loopt vertraging op door ontbrekende onderdelen
• Voorraadverschillen ontstaan tussen administratie en werkelijkheid
• Klanten worden teleurgesteld en deadlines worden niet gehaald

Realtime inzicht voorkomt deze problemen. Wanneer materialen en goederen digitaal worden geregistreerd zodra zij worden verplaatst, is altijd zichtbaar waar zij zich bevinden en wat hun status is.

Van handmatige registratie naar digitale tracking

Om realtime inzicht te krijgen in materiaalstromen is het nodig dat logistieke handelingen digitaal worden vastgelegd. Dat kan op verschillende manieren.

Een veelgebruikte methode is het werken met barcodes en scanners. Materialen, pallets of bakken krijgen een barcode die wordt gescand bij ontvangst, opslag, verplaatsing en verzending tussen verschillende afdelingen in een bedrijf. Hierdoor wordt iedere stap automatisch geregistreerd in het systeem. De juiste ondersteunende software kan ook de operators helpen de benodigde operationele taken uit te voeren.

Steeds vaker worden ook andere technologieën toegepast, zoals:

• RFID-tags voor automatische identificatie van producten
• Sensoren die beweging of locatie registreren
• IoT-systemen die data verzamelen over materiaalstromen

Door deze technologieën te combineren en af te stemmen op de bestaande bedrijfsprocessen ontstaat een digitale representatie van de logistieke werkelijkheid. Lees hier meer over in het artikel Track & trace en zichtbaarheid in de logistieke keten.

De rol van logistieke softwaresystemen

De verzamelde data wordt verwerkt in softwaresystemen die logistieke en andere bedrijfsprocessen aansturen en monitoren. In de maakindustrie zijn verschillende typen systemen relevant.

Het ERP-systeem vormt vaak de basis voor orderbeheer, voorraadadministratie en planning. Het ERP-systeem bevat informatie over orders, artikelen en voorraadlocaties. Hierin staat wat voor welke klant gemaakt moet worden en wanneer het eindproduct gereed moet zijn.

Daarnaast wordt in veel bedrijven gebruikgemaakt van een Warehouse Management System (WMS). Dit systeem ondersteunt magazijnprocessen zoals opslag, orderpicking en voorraadbeheer. Een WMS kan bijvoorbeeld automatisch bepalen op welke locatie een pallet het beste kan worden opgeslagen.

Lees hier meer over in het artikel Warehouse Management Systemen voor de maakindustrie

In productieomgevingen speelt ook het Manufacturing Execution System (MES) een rol. Dit systeem verbindt productie, logistiek en personele capaciteit door informatie uit te wisselen over orders, materialen en voortgang van productie. In een MES wordt bepaald hoe het product samengesteld moet worden. Waar liggen de benodigde materialen? Welke personele capaciteit is er nodig en welke is beschikbaar? Wanneer moeten welke onderdelen voor het eindproduct op productielocatie zijn?

Wanneer de bovengenoemde systemen goed met elkaar zijn gekoppeld ontstaat een geïntegreerd beeld van de logistieke en productieprocessen. De systemen hebben ieder hun waarde, rol en gebruikers in een bedrijf. Het is van belang om de juiste systemen te gebruiken voor de juiste taken en de digitalisering helemaal tot op de werkvloer in stappen in te voeren. Met alleen een ERP systeem ben je er nog niet hoewel dat soms wel eens wordt gedacht. Door het doorvragen bij leveranciers en te zoeken naar de juiste combinatie van systemen kan veel gedoe en geld worden bespaard.

Betere planning van productie en logistiek

Realtime inzicht in materiaal locaties, stromen en beschikbaarheid helpt planners om productie en logistiek beter op elkaar af te stemmen. Material management is eigenlijk het startpunt van digitaliseren van bedrijfsprocessen.

Wanneer bijvoorbeeld zichtbaar is dat een bepaald onderdeel bijna op is, kan tijdig een nieuwe levering worden ingepland. Ook kan de productieplanning worden aangepast wanneer materialen later beschikbaar zijn.

Dit voorkomt situaties waarin een productielijn stilvalt omdat een onderdeel ontbreekt. Tegelijkertijd wordt voorkomen dat er onnodig veel voorraad wordt aangehouden.

Realtime data maakt het ook mogelijk om logistieke processen dynamischer te plannen. Wanneer bijvoorbeeld een spoedorder binnenkomt, kan direct worden bekeken waar de benodigde materialen zich bevinden en hoe deze het snelst naar de productie kunnen worden gebracht.

Minder zoekwerk op de werkvloer

Een veelvoorkomend probleem in fabrieken is dat medewerkers tijd kwijt zijn aan het zoeken naar materialen of gereedschappen. Wanneer niet duidelijk is waar een product zich bevindt, moeten operators verschillende locaties controleren en ook vaak andere afdelingen betrekken bij hun zoektocht waardoor er veel tijd in het hele bedrijf verloren gaat. Soms is het opnieuw bestellen sneller dan proberen te zoeken waar een onderdeel gebleven is.

Digitale tracking van materiaalstromen, op itemniveau nauwkeurig, maakt dit proces veel eenvoudiger. Via een systeem kan direct worden opgezocht waar een onderdeel ligt en wat de status ervan is.

Dit bespaart tijd en voorkomt frustratie op de werkvloer. Medewerkers kunnen zich daardoor meer richten op hun kerntaken in plaats van op logistieke zoekacties. Dit laatste wordt nog wel eens onderschat maar is een veel gehoorde klacht en soms ook een reden waarom personeel ergens ander gaat werken waar zaken wel op orde zijn.

Fouten in logistieke processen verminderen

Logistieke processen bevatten veel handmatige handelingen. Denk aan het registreren van goederen, het picken van orders of het verplaatsen van pallets.

Wanneer deze handelingen handmatig worden geregistreerd is de kans op fouten groot. Een verkeerde artikelcode of een vergeten registratie kan al snel leiden tot een incorrecte voorraadstand.

Door gebruik te maken van scanners en digitale systemen worden veel van deze fouten voorkomen. Het systeem controleert bijvoorbeeld automatisch of het juiste artikel wordt gescand of dat een order compleet is.

Daarnaast kunnen systemen waarschuwingen geven wanneer iets afwijkt van de planning, bijvoorbeeld wanneer een pallet op de verkeerde locatie wordt geplaatst. Ook kan in sommigen software systemen slimme informatie en logische stappen worden opgenomen die de medewerkers helpt bij hun taak waardoor het werk in één keer goed gebeurd.

Een belangrijke bron van fouten zit niet alleen in het magazijn, maar ook in de communicatie met klanten en leveranciers. Orders die handmatig worden overgetypt uit e-mails of PDF’s zijn foutgevoelig en tijdrovend. Digitale orderverwerking en elektronische gegevensuitwisseling (EDI) automatiseren dit proces en verminderen fouten drastisch. Het levert ook verticale ketenintegratie op en verminderd kosten bij afnemers en leveranciers. De praktijk leert dat, door de juiste systemen en processen in te voeren, tot wel 10% aan operationele kosten worden bespaard. Lees hier meer over in het artikel Automatisering van orderverwerking en EDI

Inzicht in knelpunten in het logistieke proces

Realtime data maakt het ook mogelijk om logistieke processen te analyseren en te verbeteren.

Door data te verzamelen over materiaalstromen ontstaat inzicht in vragen zoals:

• Heb ik de juiste hoeveelheid voorraad
• Waar ontstaan wachttijden in het proces
• Welke transportstromen komen het vaakst voor
• Welke locaties worden het meest gebruikt
• Waar ontstaan opstoppingen in het magazijn

Deze inzichten helpen om logistieke processen slimmer in te richten. Bijvoorbeeld door opslaglocaties te herstructureren of transportstromen anders te organiseren.

Voor mkb-maakbedrijven kan dit leiden tot aanzienlijke efficiëntieverbeteringen zonder grote investeringen in extra ruimte of personeel.

Een belangrijke stap richting smart logistics

Realtime inzicht in materiaalstromen vormt een belangrijke basis voor verdere digitalisering van logistieke processen.

Wanneer data beschikbaar is over materiaalbewegingen kunnen bedrijven ook andere technologieën toepassen, zoals:

• Geautomatiseerde magazijnsystemen
• Autonome transportrobots
• Geavanceerde planningssoftware voor capaciteit
• Digitale simulaties van logistieke processen

Deze toepassingen bouwen allemaal voort op de beschikbaarheid van betrouwbare logistieke data.

Realtime inzicht binnen je eigen fabriek is waardevol, maar de echte kracht ontstaat wanneer deze informatie wordt gedeeld met partners in de keten. Leveranciers die tijdig weten wanneer hun materialen nodig zijn, zelf vervolgens ook beter kunnen plannen. Klanten die inzicht hebben in de productie kunnen hun eigen processen optimaliseren. Digitale ketensamenwerking verbindt logistieke systemen van verschillende bedrijven en maakt de hele keten wendbaarder en kunnen kosten uiteindelijk naar beneden waardoor meer concurrerend kan worden gewerkt. Lees hier meer over in het artikel Digitale samenwerking met ketenpartners.

Praktisch starten met digitale logistiek

Voor veel mkb-bedrijven lijkt het digitaliseren van logistieke processen een grote stap. In de praktijk kan dit echter goed gefaseerd worden ingevoerd.

Een veelgebruikte aanpak is om te beginnen met het digitaliseren van een beperkt aantal processen, bijvoorbeeld:

• Invoeren van RFID/barcodes voor materialen en material management software
• Scanners gebruiken voor magazijnregistratie
• Koppelen van ERP, magazijnsystemen en operationele werkvloer software

Vanuit deze basis kan de digitalisering stap voor stap worden uitgebreid naar andere onderdelen van de logistieke operatie.

Praktijkverhaal

Dat een stapsgewijze aanpak in de praktijk goed werkt, laat ook het voorbeeld van Van Eijzeren Machinebouw B.V. zien. Dit bedrijf startte via het programma van Klikopmorgen met het in kaart brengen van zijn digitale volwassenheid en het identificeren van concrete verbeterkansen in processen en informatiestromen. Door eerst inzicht te creëren in waar informatie ontbreekt of handmatig wordt verwerkt, konden gerichte stappen worden gezet richting verdere digitalisering van de bedrijfsvoering. In het praktijkverhaal lees je hoe deze aanpak helpt om prioriteiten te bepalen en digitaliseringsprojecten beheersbaar en doelgericht te starten.

Van inzicht naar verbetering

Digitale logistieke systemen leveren niet alleen data op, maar vooral inzicht in hoe processen daadwerkelijk verlopen. Dat inzicht vormt de basis voor verdere optimalisatie en toekomstige bedrijfsbeslissingen.

Bedrijven die hun materiaalstromen digitaal registreren krijgen beter grip op hun logistiek en kunnen sneller inspelen op veranderingen in productie en vraag. De operationele kosten zullen dalen door efficiënter te werken.

Daarmee wordt logistiek niet langer een ondersteunend proces, maar een strategisch onderdeel van de fabriek. Zeker in een tijd dat personeel schaars is kan op deze manier relatief makkelijk worden opgeschaald zonder dat het meteen extra personeel vergt.

Waar begin je?

De grootste valkuil bij logistieke digitalisering is te groot beginnen. Een volledig nieuw WMS uitrollen terwijl de basisprocessen nog niet op orde zijn, is vragen om problemen. Begin klein, bewijs de waarde, en bouw verder.

Een goed startpunt is de vraag: waar kost ons de huidige situatie het meeste geld of tijd? Zoek je dagelijks naar producten in het magazijn? Verlies je uren aan het handmatig invoeren van orders? Bellen klanten geregeld waar hun bestelling blijft? Elk van deze pijnpunten is een ingang voor digitalisering. Weten of iets gemaakt kan worden start met inzicht in waar projectmaterialen zijn en pas daarna kan naar personele planning worden gekeken.

De vier bouwstenen van digitale logistiek

In onderstaande artikelen behandelen we vier deelonderwerpen die samen een digitale logistieke backbone vormen, niet alleen binnen je eigen fabriek, maar ook met de ketenpartners:

• Warehouse Management Systemen voor de maakindustrie
• Automatisering van orderverwerking en EDI
• Track & trace in de logistieke keten van het eigen proces
• Digitale samenwerking met ketenpartners