Werkprocessen digitaliseren om efficiënter te werken

Waarom digitaliseren – de voordelen

Ieder bedrijf digitaliseert. Dus als jij niet meegaat, loop je al snel achter de feiten aan. Ook is het een feit dat hoe groter de organisatie is, hoe moeilijker het is om controle en overzicht op alle processen te hebben. Door de bedrijfsprocessen te digitaliseren houd je met één druk op de knop overzicht in alles wat er in het bedrijf gebeurt en kan je snel bijsturen indien nodig. Maar er zijn meer redenen om te digitaliseren:

• Altijd real time overzicht – wanneer alle processen zijn gedigitaliseerd en aan elkaar gekoppeld, heb je altijd een actueel overzicht van de data. Zo kan je real time analyseren, bijsturen en optimaliseren
• Besparing van tijd – wanneer processen zijn gedigitaliseerd is het werk sneller gedaan en houd je tijd over om aan andere belangrijke zaken te besteden
• Besparing van kosten – doordat je tijd bespaart, is de doorlooptijd van de processen korter en is het werk sneller klaar. Dit levert tijd op, maar ook geld doordat je sneller kan leveren of meer kan produceren.
• Controle – doordat je in 1 overzicht precies ziet wat er bij alle werkprocessen speelt, kan je sneller ingrijpen en bijsturen. Dit verhoogd de controle en beheersbaarheid op het hele bedrijf.
• Waarborging van kwaliteit – wanneer alle data gedigitaliseerd wordt vastgelegd, verklein je de kans op fouten. Hierdoor wordt de data betrouwbaarder en stijgt niet alleen de kwaliteit van de data, maar ook van de werkprocessen die op basis van deze data aangestuurd worden
• Verlaagd personeelskosten – digitalisering voorkomt handmatige invoer, wat erg arbeidsintensief is. Daardoor is er minder mankracht nodig en kan je meer werk doen, met minder mensen
• Helpt om de concurrentiepositie te behouden – met behulp van digitalisering ondersteun je jouw positie in de markt doordat je competitief kan zijn op het gebied van levertijd, service, kwaliteit en vakmankracht.

Hoe digitaliseren

Bij digitaliseren gaat het er niet alleen om dat je alle beschikbare data digitaal beschikbaar maakt. Het gaat er voornamelijk om dat je deze digitale data zo inricht, dat het voor je gaat werken. Dus wanneer er een offerte in opdracht wordt gegeven, deze automatisch naar de productieafdeling wordt gestuurd en automatisch het facturatieproces ingaat. Maar ook dat wanneer er een product wordt verkocht, er automatisch een bestelling wordt gedaan om de voorraad weer aan te vullen. Het gaat dus om het slimmer maken van de werkprocessen.

Allereerst is het belangrijk dat je alle afdelingen binnen het bedrijf digitaliseert. Wanneer dit op orde is, kan je de verschillende afdelingen digitaal aan elkaar koppelen zodat deze met elkaar kunnen communiceren.

Waar begin je met digitaliseren?

Beschrijf om te beginnen alle bedrijfsprocessen binnen de organisatie. Van inkoop en productie tot aan HR en Sales. Bepaal dan per bedrijfsproces welke informatie al digitaal beschikbaar is en welke nog niet. Kijk ook goed naar de manier waarop de digitale data op dit moment beschikbaar is en of je dit kan optimaliseren. Hiervoor is veel verschillende software beschikbaar. Ga niet te snel door gelijk allemaal software aan te schaffen, maar inventariseer eerst wat er beschikbaar is en wat er mist.

Als je dit in kaart hebt kan je bepalen welke software je nodig hebt om alle processen volledig te digitaliseren én aan elkaar te kunnen koppelen. Heb je hier niet voldoende verstand van? Roep dan de hulp in van een adviseur. Deze kan jou helpen om alle werkprocessen in kaart te brengen, met jou bepalen welke koppelingen er met de processen onderling moeten worden gemaakt en adviseren welke software hier de beste invulling aan kan geven.

Vanuit Smart Industry kunnen wij hiermee helpen. Met behulp van een assessment brengen we samen jouw werkprocessen in kaart brengen. Of kies voor een adviesgesprek met een solution provider die kan helpen met het selecteren van de juiste software.

Software om werkprocessen te digitaliseren

Mogelijke software oplossingen die je kan inzetten om alle werkprocessen te digitaliseren zijn:

ERP software

Met ERP software worden de bedrijfsprocessen zoals het in- en verkoopproces, het ontwikkelproces van het product en het HR proces gedigitaliseerd. In het artikel ERP software voor de maakindustrie: wat is het? lees je waar ERP een rol speelt binnen het bedrijfsproces en wat de voordelen zijn.

Productie software / Robotic Process automation

Bij Robotic Process automation (RPA) draait het om het weghalen van terugkerend werk bij medewerkers om ze zo te laten doen waar ze goed in zijn door robots in te zetten. Hiermee zet je in op werkstroomautomatisering waarbij de robots softwaretools aansturen, zowel met, als zonder toezicht van de medewerker. Veros Metaalwerken hebben robotisering toegepast in hun organisatie. Oscar Fränzel, vertelt hier over in onderstaand interview.

Machine Learning software

Machine Learning is gericht op het programmeren, automatiseren, schalen en integreren en opslaan van resultaten. Met Machine Learning wordt gekeken naar patronen en samenhang, leert en optimaliseert zichzelf gedurende het proces, waardoor het systeem voorspellingen kan gaan doen op basis van de geleerde patronen. In het artikel Ook het MKB kan niet om AI heen! lees je waarom het belangrijk is voor ondernemers in de maakindustrie om zich hierin te verdiepen.

Smart Maintenance software

Bij Smart Maintenance draait het om het optimale moment van onderhoud te voorspellen. Dit gebeurt door het verzamelen van data en deze te koppelen aan analyse software. Wil je weten wat het precies is en hoe jij ermee aan de slag kan? Lees dan het artikel Het MKB aan de slag met Smart Maintenance.

Supply chain platform

Met behulp van supply chain software ben je in staat het ketenbeheer te automatiseren. Hiermee worden de processen tussen de ketenpartners verbeterd waardoor een hogere service en betere samenwerking ontstaat. Producent van eiersorteermachines Moba heeft met behulp van een supply chain platform een versimpeling van het inkoopproces gerealiseerd. Je lees hier meer over in het onderstaande interview met Jolien Tiën.

Kwaliteitsmanagementsysteem software

Een kwaliteitsmanagementsysteem (ook wel KMS) is een systeem dat jou helpt om op een systematische, transparante en effectieve manier de kwaliteit van je gehele bedrijfsvoering te waarborgen en deze in een proces van continu verbeteren te brengen. AFAS is voor velen een bekend programma, waarmee jouw kwaliteitsmanagement kan digitaliseren, maar er zijn veel verschillende aanbieders op de markt met software voor het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem.

Samenbrengen om te analyseren, interpreteren en optimaliseren

Wanneer je verschillende systemen op de juiste manier zijn ingericht en aan elkaar gekoppeld, ben je in staat om met de bijbehorende rapportagetool rapportages en analyses te maken. Hiermee heb je een actueel overzicht van alle data en processen in je bedrijf en ben je in staat om direct te sturen en optimaliseren om tot hoogwaardige en efficiënte werkprocessen te komen.

Zelf aan de slag

Er zijn ontzettend veel mogelijkheden om je productie te digitaliseren. Natuurlijk is het wel zaak om doelgericht aan de slag te gaan. Welke opties passen bij jouw bedrijf? En welke bieden het hoogste rendement?

Doe kennis op met een whitepaper

Krijg inzicht in waar je staat met behulp van een assessment

Wat is er nodig om je bedrijf een volgende stap te laten zetten in digitalisering. Het begint allemaal met inzicht en het uitspreken van je ambities. Om je daar bij te helpen is door SIH-Hub Noord het Smart Industry Assessment ontwikkeld.

Dit assessment beschrijft in detail de groei van een ‘gewoon productiebedrijf’ naar een Smart Factory in negen transities. Je ziet direct waar je staat en welke stappen je moet zetten. Het assessment werkt als routeplanner: het biedt overzicht en houvast en vormt de basis voor verdere acties en investeringen.

Het assessment is ontwikkeld in samenwerking met veel bedrijven. Er zijn assessments voor fabrikanten van eindproducten, voor toeleveranciers en voor bedrijven uit de procesindustrie (flow productie).

Het assessment is kosteloos en wordt afgenomen door getrainde adviseurs van de SIH-partners. Je moet er wel voor gaan zitten. Het doorlopen van het assessment neemt vijf uur in beslag, meestal verdeeld over twee sessies, waarbij meerdere mensen van het bedrijf zijn betrokken.

Ga in gesprek met een adviseur

Wil jij advies hebben over een specifiek vraagstuk? Onze regionale adviseurs zitten voor je klaar om je te helpen, of aan de juiste expert door te verwijzen. Vul dit formulier in en jouw adviseur neemt zo snel mogelijk contact met je op.

Volg een trainingstraject

De Smart Makers Academy helpt de digitaliseringskennis van MKB-bedrijven in de maakindustrie vergroten, door ontwikkeling van digitalisering skills en kennis. Door middel van korte (nano-modules) opleidingstrajecten van 2-4 uur per sessie op het gebied van digitalisering, 3D printing, smart maintenance en het ontwikkelen van een lerende organisatie.